Hallo,
nachdem eegFaktura noch keine SEPA Einbindung hat, stellt sich die Frage, wie die Rechnungsbeträge aus eegFaktura am einfachsten verarbeitet werden können. Eine manuelle Übernahme der Beträge in das Banking-Portal seiner Wahr ist natürlich immer möglich. Ab einer gewissen Mitgliederzahl ist das aber extrem mühsam.
Ich stelle hier unsere Lösung vor und hoffe auf weitere Beiträge und gemeinsame Verbesserung des Ansatzes. Natürlich alles ohne Gewähr.
Allgemeines
Die Umsetzung nutzt die Möglichkeit eines CSV-Import, die mit den meisten Business Produkten der Banken möglich ist. Unsere Lösung ist für Raiffeisen Infinity.
Wir erlauben für Mitglieder nur Lastschriften für den Einzug der fälligen Beträge. Damit kann der administrative Aufwand für die Abrechnung optimiert werden.
Weiters wird die Möglichkeit zur Erstellung von Sammelüberweisungen genutzt. Diese Funktion wird sowohl für Überweisungen, wie auch für Lastschriften verwendet.
Nutzung von Sammelaufträgen
Es gibt zwei Eigenschaften von Sammelaufträgen, die für uns vorteilhaft sind
Nutzung von SEPA-Lastschriften
Damit ein Einzug der fälligen Kosten per Lastschrift möglich ist, braucht die EEG eine Creditor Identifikation. So eine ID bekommt man am einfachsten durch seinen Bankberater. Weiters muss man jedes Mitglied ein sogenanntes SEPA-Lastschrift-Mandat unterschreiben lassen. Unsere Bank war sehr auf die Einhaltung der formalen Kriterien bedacht und wir musste daher unsere ursprünglich geplantes Formular anpassen. Weiters gibt es Unterschiede bezüglich Privat-Lastschrift und Firmen-Lastschrift. Für Details bitte mit dem individuellen Bankberater sprechen.
Auf den Formularen muss auf jeden Fall eine sogenannte Mandatsreferenz durch die EEG ausgefüllt werden. Dieses Merkmal muss auch bei der Ausführung der Lastschrift verwendet werden und bilden somit den Zusammenhang zwischen der Zustimmung des Mitglieds und den jeweiligen Lastschriften ab. Die unterschrieben SEPA-Lastschrift durch den Verein aufbewahrt werden. Eine Übermittlung der unterschriebenen Mandate an die Bank ist nicht notwendig. Wenn die Bank eine Überprüfung hat, kann sie aber eine Ausfertigung der Mandate fordert. Also gut aufheben zu die Zuordnung korrekt machen.
Neben dem unterschriebenen SEPA-Lastschirft Dokument, muss auch ein "digitaler Zwilling" im Portal der Bank angelegt werden. Eine Mandatsbezeichnung, Name, die gewählte Mandatsreferenz (bei uns Mitgliedernummer), unsere Creditor ID und das Austellungsdatum des Mandats muss vermerkt werden. Weiters ob das SEPA-Lastschrift-Mandat für eine eine einmalige oder wiederkehrende Überweisung gewährt wurde.
Von eegFaktura zum (Online-)Banking
eegFaktura bietet die Möglichkeit des Excel-Exports von allen Rechnungen und Gutschriften einer Abrechnungsperiode. Diese Möglichkeit wird angezeigt, sobald die finale Abrechung einer Periode angestossen wurde. In diesem File sind alle relevanten Informationen enthalten, die auch für die CSV-Dateien benötigt werden, die für die Sammel-Lastschriften bzw. Sammelüberweisungen benötigt werden. Sie müssen nur etwas anders aufbereitet werden.
Anbei eine Vorlage, die ich für die Umwandlung verwende. Im Tabellenblatt Liste müssen die Werte aus dem eegFaktura Export eingeführt werden. Die Tabellenblätter Lastschrifen und Überweisungen können dann als csv-datei gespeicht werden und an das Online-Banking Produkt übermittelt werden. Leerzeilen in den csv-dateien können ignoriert werden. Infinity tut das auch.
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Fazit
Wenn die Daten in eegFaktura gut gepflegt sind und auf Bank-Seite einige Vorbereitungen getroffen werden, ist die tatsächliche Durchführung der tourlichen Abrechnung sehr wenig Aufwand. Eine SEPA-Einbindung in eegFaktura wäre zwar nett, aber unbedingt notwendig ist es nicht. Mit dem Zwischenschritt der CSV-Datei hat man auch viele Freiheiten bei der Bündelung von Aufträgen zu Sammelaufträgen. Das ist sehr praktisch.
Bin schon auf euer Feedback gespannt.
LG.
Matthias
nachdem eegFaktura noch keine SEPA Einbindung hat, stellt sich die Frage, wie die Rechnungsbeträge aus eegFaktura am einfachsten verarbeitet werden können. Eine manuelle Übernahme der Beträge in das Banking-Portal seiner Wahr ist natürlich immer möglich. Ab einer gewissen Mitgliederzahl ist das aber extrem mühsam.
Ich stelle hier unsere Lösung vor und hoffe auf weitere Beiträge und gemeinsame Verbesserung des Ansatzes. Natürlich alles ohne Gewähr.
Allgemeines
Die Umsetzung nutzt die Möglichkeit eines CSV-Import, die mit den meisten Business Produkten der Banken möglich ist. Unsere Lösung ist für Raiffeisen Infinity.
Wir erlauben für Mitglieder nur Lastschriften für den Einzug der fälligen Beträge. Damit kann der administrative Aufwand für die Abrechnung optimiert werden.
Weiters wird die Möglichkeit zur Erstellung von Sammelüberweisungen genutzt. Diese Funktion wird sowohl für Überweisungen, wie auch für Lastschriften verwendet.
Nutzung von Sammelaufträgen
Es gibt zwei Eigenschaften von Sammelaufträgen, die für uns vorteilhaft sind
- Das Ergebnis eines Sammelauftrags ist nur eine Buchungszeile. Es werden daher auch nur die Gebühren für eine Überweisung fällig.
- Auf dem Konto ist auch wirklich nur eine Buchungszeile aufgeführt. Diese Buchung wird direkt in die Eingaben-/Ausgaben-Rechnung übernommen. Auch wenn sich mehrere Überweisungen zu Mitglieder verstecken, ist das für unsere Buchhaltung nicht relevant. Um die Verrechnung von Steuerthemen einfacher zumachen, werden gleichartige Überweisungen zu seinem Sammelauftrag zusammengefasst. z.B.: Mit Kleinunternehmerregelung werden alle USt-pflichtigen Lieferanten zusammengefasst, damit die Verrechnung von Reverse Charge einfacher ist.
Nutzung von SEPA-Lastschriften
Damit ein Einzug der fälligen Kosten per Lastschrift möglich ist, braucht die EEG eine Creditor Identifikation. So eine ID bekommt man am einfachsten durch seinen Bankberater. Weiters muss man jedes Mitglied ein sogenanntes SEPA-Lastschrift-Mandat unterschreiben lassen. Unsere Bank war sehr auf die Einhaltung der formalen Kriterien bedacht und wir musste daher unsere ursprünglich geplantes Formular anpassen. Weiters gibt es Unterschiede bezüglich Privat-Lastschrift und Firmen-Lastschrift. Für Details bitte mit dem individuellen Bankberater sprechen.
Auf den Formularen muss auf jeden Fall eine sogenannte Mandatsreferenz durch die EEG ausgefüllt werden. Dieses Merkmal muss auch bei der Ausführung der Lastschrift verwendet werden und bilden somit den Zusammenhang zwischen der Zustimmung des Mitglieds und den jeweiligen Lastschriften ab. Die unterschrieben SEPA-Lastschrift durch den Verein aufbewahrt werden. Eine Übermittlung der unterschriebenen Mandate an die Bank ist nicht notwendig. Wenn die Bank eine Überprüfung hat, kann sie aber eine Ausfertigung der Mandate fordert. Also gut aufheben zu die Zuordnung korrekt machen.
Neben dem unterschriebenen SEPA-Lastschirft Dokument, muss auch ein "digitaler Zwilling" im Portal der Bank angelegt werden. Eine Mandatsbezeichnung, Name, die gewählte Mandatsreferenz (bei uns Mitgliedernummer), unsere Creditor ID und das Austellungsdatum des Mandats muss vermerkt werden. Weiters ob das SEPA-Lastschrift-Mandat für eine eine einmalige oder wiederkehrende Überweisung gewährt wurde.
Von eegFaktura zum (Online-)Banking
eegFaktura bietet die Möglichkeit des Excel-Exports von allen Rechnungen und Gutschriften einer Abrechnungsperiode. Diese Möglichkeit wird angezeigt, sobald die finale Abrechung einer Periode angestossen wurde. In diesem File sind alle relevanten Informationen enthalten, die auch für die CSV-Dateien benötigt werden, die für die Sammel-Lastschriften bzw. Sammelüberweisungen benötigt werden. Sie müssen nur etwas anders aufbereitet werden.
Anbei eine Vorlage, die ich für die Umwandlung verwende. Im Tabellenblatt Liste müssen die Werte aus dem eegFaktura Export eingeführt werden. Die Tabellenblätter Lastschrifen und Überweisungen können dann als csv-datei gespeicht werden und an das Online-Banking Produkt übermittelt werden. Leerzeilen in den csv-dateien können ignoriert werden. Infinity tut das auch.
[attachment=15]
Fazit
Wenn die Daten in eegFaktura gut gepflegt sind und auf Bank-Seite einige Vorbereitungen getroffen werden, ist die tatsächliche Durchführung der tourlichen Abrechnung sehr wenig Aufwand. Eine SEPA-Einbindung in eegFaktura wäre zwar nett, aber unbedingt notwendig ist es nicht. Mit dem Zwischenschritt der CSV-Datei hat man auch viele Freiheiten bei der Bündelung von Aufträgen zu Sammelaufträgen. Das ist sehr praktisch.
Bin schon auf euer Feedback gespannt.
LG.
Matthias